Uso de Mails en las Empresas: la Importancia de los Manuales de Conducta

Debido a que es innegable que las compañías trabajan con la tecnología, especialistas consultados por Abogados.com.ar explican lo necesario que es para las firmas contar con estas herramientas. ¿Sirven para evitar litigios?

Ya no se necesitan más pronunciamientos judiciales para llegar a la conclusión que, ante la ausencia de normativa en materia de derecho positivo que reglamente el uso del correo electrónico como herramienta de trabajo en el ámbito laboral, son las empresas las que deben hacer el esfuerzo en ese sentido y definir los parámetros para el apropiado empleo de un elemento tan indispensable para el ámbito de trabajo.

Son muchas las firmas que emprendieron este camino a través de los códigos de conducta o los manuales de ética, como así también las denominadas “Políticas Internas” puestas a disposición del personal a través de intranet.

Éstas constituyen regulaciones mediante las cuales se fijan las denominadas condiciones de borde para la apropiada utilización del correo electrónico.

Así, Héctor García, socio de García, Perez Boiani & Asociados explica que “la definición que cada empresa determine para el uso del correo electrónico debe ser precisa y consistente, de lo contrario, si prevalecen definiciones genéricas o vagas, luego no se puede hacer valer un criterio más restrictivo”.

Asimismo, el abogado destacó la importancia que reviste regular éstos aspectos que suelen ser motivos de fricción y conflictividad individual en el ámbito de las relaciones del trabajo.

Casos Testigo

A modo de ejemplo, García citó un reciente fallo en el que luego de remarcarse que la firma había habilitado el correo electrónico para fines personales, en la medida que no existiera abuso, la Cámara Nacional de Apelaciones del Trabajo (CNAT) resolvió que resultó injustificado el despido del trabajador que intercambió mails con la asistente de un proveedor, ya que esas comunicaciones no excedían las reglas del trato social.

La empresa apeló la resolución adoptada en la causa “G. M. c/ Peugeot Citroen Argentina SA s/ despido”, al considerar que la desvinculación del trabajador se encontraba fundada en la existencia de una relación más allá de lo profesional con una asistente de un proveedor.

Los jueces consideraron que no se tuvo en cuenta que si bien no se dio aviso a las autoridades, cuando en rigor de verdad la normativa interna no contemplaba este pedido de autorización ni se visualizaba una relación incompatible o generadora de conflicto de intereses.

Los magistrados que integran la Sala V señalaron que “la empresa, por su parte, había habilitado el uso para fines personales del correo electrónico y otros medios de comunicación en la medida que no existiera abuso”.

“Las comunicaciones por correo electrónico no exceden las reglas de un trato cordial ni parece que un empleado deba dar aviso a su empleador para comunicar un chiste a la empleada de un proveedor”.

Y agregaron que “conversaciones de ese tenor en modo alguno pueden ser consideradas por el sujeto o por un tercero como conductas a ser analizadas en términos de "conflicto de intereses".

Varios fallos sostienen que es el empleador el que debe reglamentar internamente el uso del correo electrónico o de Internet en el ámbito laboral, en especial si lo que se necesita definir, tal como se desprende de la naturaleza asignada a este medio, es el límite entre el uso laboral y el personal.

“Como toda herramienta de trabajo enmarcada en las previsiones estipuladas en el artículo 84 de la Ley de Contrato de Trabajo (LCT), la necesidad de enumerar los deberes y obligaciones a observar una vez que a cada empleado se le asigna la condición de usuario del servicio es vital”, sostiene el abogado.

Esto es así, explica García, en especial por verificarse a diario que la dinámica y el flujo de información que se canaliza a través de ese medio hace perder la noción de las responsabilidades que emanan de un medio de comunicación tan inmediato, tanto hacia el interior de la organización, como así también hacia terceros, con todas las implicancias que ello conlleva.

La Importancia del Manual de Conducta

El manual de conducta se transforma en una herramienta imprescindible para que las empresas puedan evitar litigios e incluso, ganarlos.

Para Facundo Malaureille Peltzer, abogado especialista en nuevas tecnologías, es innegable que las empresas trabajan con la tecnología y con herramientas informáticas.

Así, el experto explica que dentro de las herramientas informáticas que las compañías ponen a disposición de sus empleados se destaca el mail.

En esta línea, el abogado cuenta que los tribunales vienen aceptando los manuales de uso de herramientas informáticas como el documento clave para regular casos como el analizado.

“Si el documento existe y fue notificado a los empleados, y los mismos no lo cumplen puede acarrear consecuencias como el despido, o al menos sanciones disciplinarias previas al despido dependiendo de la gravedad del caso”, aclara.

A pesar de esto, sostiene que los tribunales laborales empiezan a ser muy críticos con el hecho de demandar por demandar en casos donde está claro que el uso del email por parte del empleado no fue el esperado o regulado por el manual interno, aplicando las costas de la alzada al actor, incluso en altos porcentajes.

Por todo lo expuesto, Malaureille Peltzer indica  que deviene impostergable para las empresas que trabajan o hacen uso de la tecnología la elaboración de un manual de uso de herramientas informáticas.

“Éstas deben contemplar el uso que se espera de la tecnología dentro de la firma y que se refiera al buen uso de los emails, la prohibición de navegar indiscriminadamente por Internet, o chatear, o proceder con downloads de contenidos que afecten derechos de terceros, y luego comunicarlo fehacientemente a sus empleados”.